Στην ψηφιακή εποχή που διανύουμε, η τεχνολογία έχει γίνει αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητας κάθε ασφαλιστικού γραφείου. Η διαχείριση χαρτοφυλακίου, οι προμήθειες, οι ανανεώσεις συμβολαίων και η επικοινωνία με τους πελάτες απαιτούν πλέον εργαλεία που εξοικονομούν χρόνο και μειώνουν το περιθώριο λάθους. Μία από τις εταιρείες που έχει επενδύσει σε αυτή την κατεύθυνση, εδώ και δεκαέξι χρόνια, είναι η κυπριακή Tecvault, δημιουργός του συστήματος WARP.
Το Cyprus Insurance News παρουσιάζει σήμερα την ομάδα της Tecvault και μαθαίνουμε την ιστορία πίσω από το WARP, τα χαρακτηριστικά που το ξεχωρίζουν στην αγορά και τα σχέδια της εταιρείας για το μέλλον, σε μια εποχή όπου η τεχνητή νοημοσύνη αλλάζει ραγδαία τον τρόπο λειτουργίας των ασφαλιστικών γραφείων.
Η ιδέα που γεννήθηκε πριν από την εταιρεία
Η Tecvault ιδρύθηκε το 2009, όμως η ιδέα του WARP προϋπήρχε και αποτέλεσε τον κύριο λόγο δημιουργίας της εταιρείας. Την εποχή εκείνη, τα λογισμικά cloud και η λειτουργία τους μέσω web browser ήταν σχεδόν ανύπαρκτα στην Κύπρο, ή διαδεδομένα σε πολύ μικρή κλίμακα. Η πρόθεση ήταν να εφαρμοστούν οι παραδοσιακές λύσεις γραφείου μέσα από τον browser, προσφέροντας δύο βασικά πλεονεκτήματα, την κατάργηση της ανάγκης εγκατάστασης σε κάθε υπολογιστή και τη δυνατότητα πρόσβασης από οπουδήποτε. Στο αρχικό πλάνο περιλαμβάνονταν επίσης η πολυγλωσσικότητα, η διαχείριση εγγράφων και η ευκολία χρήσης.
Το όνομα της εταιρείας δεν είναι τυχαίο. Το TEC σημαίνει Τεχνολογία και το VAULT σημαίνει Άλμα, μια σύνθεση που αντικατοπτρίζει το πάθος του ιδιοκτήτη της για την ανάπτυξη λογισμικών συστημάτων. Πέρα από το ασφαλιστικό της σύστημα, η Tecvault διαθέτει σήμερα σύστημα και για ασφαλιστικούς Brokers, καθώς και τρίτα συστήματα, όπως Μισθοδοσίας, Λογιστηρίου, Αποθήκης και Αδειών. Εξειδικεύεται επίσης στην ανάπτυξη ιστοσελίδων για πράκτορες και Brokers, μέσα από τις οποίες μπορούν να γίνονται συγκρίσεις ασφαλιστικών πακέτων και online αγορές συμβολαίων.
Δεκαέξι χρόνια εξέλιξης
Το σύστημα WARP βγήκε για πρώτη φορά στην αγορά το 2010, με την εισαγωγή δεδομένων από την πρώτη ασφαλιστική εταιρεία να ξεκινά το 2012. Από την αρχή, το πρώτο μέλημα της Tecvault ήταν η έγκαιρη και δυνατή υποστήριξη στον πελάτη, με τη λογική ότι όσο καλό και αν είναι ένα λογισμικό, δεν μπορεί να αποδώσει χωρίς την κατάλληλη υποστήριξη. Δεκαέξι χρόνια μετά, η φιλοσοφία αυτή παραμένει αναλλοίωτη. Δεν είναι τυχαίο άλλωστε ότι σύμβολο της εταιρείας και του συστήματος WARP είναι η αλκυόνη, ένα ικανό και ευέλικτο πουλί, που εμφανίζεται ακόμη και στην καρδιά του χειμώνα.
Μια ολοκληρωμένη λύση για κάθε μέγεθος γραφείου
Το WARP είναι ένα σύστημα ERP, δηλαδή Enterprise Resource Planning, το οποίο καλύπτει τη διαχείριση όλων των τομέων δράσης μιας εταιρείας. Παρότι διαθέτει τα κλασικά υποσυστήματα, όπως Λογιστικό, Μισθοδοσία και Διαχείριση Αποθήκης, κατέληξε να αποτελεί την πιο ολοκληρωμένη λύση για ασφαλιστικά γραφεία οποιουδήποτε μεγέθους στην Κύπρο. Ένα μικρό γραφείο μπορεί να επιλέξει μόνο το ασφαλιστικό σύστημα για τη διαχείριση του χαρτοφυλακίου του, ενώ μεγαλύτερα γραφεία, με το κατάλληλο προσωπικό, μπορούν να προσθέσουν και το λογιστικό ή το σύστημα μισθοδοσίας. Το ίδιο το ακρωνύμιο WARP σημαίνει Web Applied Resource Planning, δηλαδή ένα ERP εφαρμοσμένο στο διαδίκτυο, που κάνει το γραφείο να δουλεύει, όπως χαρακτηριστικά αναφέρεται, σε «ταχύτητες WARP».
Το σύστημα μπορεί να καλύψει τις ανάγκες των μικρών μέχρι και των πιο μεγάλων ασφαλιστικών γραφείων. Πρόκειται για ελαφρύ σύστημα, που μπορεί να εγκατασταθεί σε οποιονδήποτε υπολογιστή, εφόσον δεν πρόκειται για την έκδοση Cloud, ενώ η τιμολόγησή του είναι πολύ ελαστική και προσαρμόζεται στο μέγεθος της κάθε επιχείρησης.
Τα μεγαλύτερα προβλήματα ενός ασφαλιστικού γραφείου
Πριν από 15 χρόνια, η ανάγκη ενός ασφαλιστικού γραφείου ήταν να διαθέτει ένα σύστημα διαχείρισης χαρτοφυλακίου, ώστε να μπορεί να ελέγχει προμήθειες, υπόλοιπα και γενικότερα να έχει εικόνα των πελατών και των εταιρειών. Η ανάγκη αυτή υπάρχει ακόμα σήμερα, όμως, όπως επισημαίνεται, ένα γραφείο δεν διαθέτει πλέον τους ανθρώπινους πόρους για να συντηρεί ένα σύστημα χωρίς αυτοματισμούς. Η καταχώρηση δεδομένων με το χέρι, τα οποία μάλιστα ήδη υπάρχουν στις ασφαλιστικές εταιρείες, έχει καταστεί σχεδόν αδύνατη, ανεξαρτήτως μεγέθους γραφείου.
Το WARP μπορεί και εισάγει αυτόματα το πελατολόγιο, την παραγωγή και όλες τις σχετικές δοσοληψίες, συμπεριλαμβανομένων των πρόσθετων πράξεων και των εισπράξεων. Παράλληλα, προσφέρει επιπρόσθετους αυτοματισμούς, όπως μαζική αποστολή SMS για ανανεώσεις, υπόλοιπα, ευχές και οτιδήποτε άλλο χρειάζεται μια επιχείρηση, καθώς και εύκολους τρόπους ελέγχου προμηθειών, τόσο του ίδιου του γραφείου όσο και των υπο-πρακτόρων.
Στις δυνατότητες περιλαμβάνονται επίσης η διαχείριση εγγράφων σε επίπεδο πελάτη και συμβολαίου, η διαχείριση δόσεων, η αυτόματη πληρωμή υπο-πρακτόρων μέσω τραπεζικής εντολής, η καταχώρηση και διαχείριση απαιτήσεων και πληθώρα εκτυπωτικών καταστάσεων, με όλα να λειτουργούν ταυτόχρονα στα Ελληνικά και στα Αγγλικά. Για τα μεγαλύτερα γραφεία, υπάρχει επιπλέον δυνατότητα πρόσβασης για κάθε υπο-πράκτορα, ο οποίος βλέπει και διαχειρίζεται μόνο τα δικά του συμβόλαια.
Το χαρακτηριστικό που ξεχωρίζει το WARP
Στη συζήτηση μας με τους ανθρώπους της εταιρείας, τους ρωτήσαμε ποια θα ήταν τα χαρακτηριστικά που περιγράφουν το WARP μέσα σε ένα λεπτό, και η απάντηση ήταν ξεκάθαρη. Πρόκειται για το μόνο σύστημα που μπορεί να εξοικονομήσει τόσο πολύ χρόνο, χάρη στη δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής δεδομένων από 12 ασφαλιστικές εταιρείες, αριθμός που σύντομα αναμένεται να αυξηθεί. Ο επαγγελματίας δεν χρειάζεται πλέον να καταχωρεί με το χέρι το πελατολόγιο, τα συμβόλαια, την παραγωγή και τις εισπράξεις, κάτι που από μόνο του αποτελεί τεράστια εξοικονόμηση χρόνου. Το σύστημα είναι πολυγλωσσικό (Ελληνικά, Αγγλικά), πολύ εύκολο στη χρήση, ενώ η πρόσβασή του μπορεί να γίνεται από παντού, όχι μόνο από το γραφείο. Υπάρχει επίσης δυνατότητα φύλαξης εγγράφων και αυτόματη αποστολή SMS σε ομάδες που καθορίζει ο χρήστης, με τους χρήστες να έχουν πάντα τη δυνατή και έγκαιρη υποστήριξη της Tecvault.
Πώς λειτουργεί η αυτόματη εισαγωγή δεδομένων
Η διαδικασία λειτουργεί διαφορετικά ανάλογα με την εταιρεία. Με κάποιες εταιρείες εμφανίζονται καθημερινά αρχεία μέσα στο WARP, τα οποία απλά επιλέγει και φορτώνει ο χρήστης. Με άλλες, ο χρήστης συνδέεται στο σύστημα της ασφαλιστικής εταιρείας, κατεβάζει το αρχείο και το φορτώνει στο WARP, ενώ κάποιες στέλνουν τα αρχεία περιοδικά. Το αποτέλεσμα, όμως, είναι εντυπωσιακό σε κάθε περίπτωση. Γραφεία που καταγράφουν παραγωγή €100.000 και εισπράξεις άλλες €100.000 κάθε μήνα, χρειάζονται περίπου 1.000 εγγραφές να περαστούν στο σύστημα, νέα συμβόλαια, ανανεώσεις, πρόσθετες πράξεις και εισπράξεις. Ο χρόνος που απαιτεί το WARP για αυτή τη δουλειά είναι μόλις 3 λεπτά.
Οι λειτουργίες που αξιοποιούνται περισσότερο
Ανάμεσα σε εργαλεία όπως οι ειδοποιήσεις λήξεων, η διαχείριση εγγράφων, ο υπολογισμός προμηθειών και οι αναφορές παραγωγής, η πιο σημαντική λειτουργία τα τελευταία χρόνια, χωρίς αμφιβολία, είναι η αυτόματη εισαγωγή από τις ασφαλιστικές εταιρείες, η οποία προσφέρει κατ’ επέκταση και τη δυνατότητα υπολογισμού και ελέγχου της παραγωγής και των προμηθειών.
Μεγάλη σημασία δίνεται επίσης στα συγκεντρωτικά υπόλοιπα πελατών, ανεξαρτήτως εταιρείας, καθώς και στις λίστες παραγωγής και προμηθειών υπο-πρακτόρων. Τα γραφεία που δίνουν μεγάλη σημασία στην επικοινωνία με τον πελάτη αξιοποιούν τα αυτόματα μηνύματα SMS, εκμεταλλευόμενα τη δυνατότητα μαζικής αποστολής σε συγκεκριμένα σύνολα πελατών, όπως μεγάλους οφειλέτες, μηνιαίες ανανεώσεις και δόσεις, πελάτες συγκεκριμένης ασφαλιστικής εταιρείας και εορτάζοντες.
Ασφάλεια δεδομένων και πρόσβαση από παντού
Η ασφάλεια δεδομένων περιγράφεται από την Tecvault ως ζήτημα κεφαλαιώδους σημασίας, το οποίο αντιμετωπίζεται σε πολλά επίπεδα. Στα συστήματα WARP Cloud, όλα εγκαθίστανται σε διακομιστές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, με αυστηρούς περιορισμούς πρόσβασης μέσω Firewall και 2factor user authentication, μέσω παρόχου παγκόσμιας εμβέλειας.
Μετά την εποχή της πανδημίας, τα περισσότερα γραφεία άλλαξαν τρόπο λειτουργίας. Οι εργοδότες συνειδητοποίησαν ότι η ελευθερία χώρου αυξάνει την παραγωγικότητα, και η Cloud έκδοση του WARP αποτελεί ακριβώς αυτή την out of the box λύση, επιτρέποντας στους χρήστες να συνδέονται και να εργάζονται από οπουδήποτε με ασφάλεια. Υπάρχουν επιπλέον δικλείδες, όπως η λύση OTP, ώστε εργαζόμενοι που αποχωρούν να μη διατηρούν πρόσβαση στο σύστημα, ενώ ακόμα και τα γραφεία χωρίς την έκδοση Cloud μπορούν να έχουν πρόσβαση από παντού μέσω VPN.
Παρουσία στην αγορά και το επόμενο κεφάλαιο
Σήμερα, ένας μεγάλος αριθμός μικρών και μεγάλων ασφαλιστικών γραφείων, χρησιμοποιεί το σύστημα WARP στην Κύπρο. Ολοένα και περισσότερα γραφεία αντιλαμβάνονται τα πλεονεκτήματα του συστήματος WARP, ωστόσο στην Tecvault θεωρούν ότι η ποιότητα και η εξυπηρέτηση είναι αυτές που θα φέρουν τον επόμενο πελάτη.
Το βλέμμα, όμως, είναι στραμμένο και στο μέλλον. Η τεχνητή νοημοσύνη προσφέρει πολλές δυνατότητες στον ασφαλιστικό τομέα, όπως συγκρίσεις περίπλοκων πακέτων ασφάλισης και αυτόματη δημιουργία πινάκων σύγκρισης. Η Tecvault έχει ήδη δημιουργήσει λύσεις όπου το WARP συνδέεται με AI Agents, για αυτόματη σύγκριση ασφαλιστηρίων και εξυπηρέτηση πελατών μέσα από AI chatbots. Παρότι οι δυνατότητες φαίνονται απεριόριστες, στην εταιρεία τονίζουν πως πρόκειται για ένα πεδίο που αλλάζει συνεχώς, όπου η σωστή απόφαση σήμερα μπορεί να είναι λανθασμένη αύριο, και προχωρούν με προσοχή, λαμβάνοντας υπόψη και τη συμμόρφωση με τα διάφορα ρυθμιστικά πλαίσια.
Τα επόμενα βήματα για το WARP κινούνται σε τρεις κατευθύνσεις: τη σύνδεση με AI Agents, την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων από ακόμη περισσότερες ασφαλιστικές εταιρείες, με στόχο να καλυφθούν όλες όσες δραστηριοποιούνται στην Κύπρο, και την περαιτέρω ανάπτυξη του υποσυστήματος Brokerage, μέσω του οποίου οι επαγγελματίες θα μπορούν να δημιουργούν τα δικά τους ασφαλιστικά πακέτα με τους δικούς τους τρόπους υπολογισμού ασφαλίστρων. Παράλληλα, για τους χρήστες του λογιστικού συστήματος, γίνονται ενέργειες για αυτόματη σάρωση και εισαγωγή τιμολογίων και αποδείξεων, ώστε να μειωθεί περαιτέρω η διά χειρός καταχώρηση.
Στοιχεία εταιρείας
Η Tecvault ιδρύθηκε το 2009, έχει έδρα τη Λεμεσό και απασχολεί τέσσερις εργαζομένους, ενώ εξυπηρετεί πελατολόγιο σε όλη την Κύπρο.
Διεύθυνση: Μιχαήλ Ψελλού 6, Βιομηχανική Περιοχή Αγίου Αθανασίου, 4101 Λεμεσός
Τηλέφωνο: +357 7000 0005
Email: [email protected]
Ιστοσελίδα: tecvault.net
