SoEasy Blog: Διαχείριση Κινδύνων Επαγγελματικών Ταξιδιών – Τι Πρέπει να Λαμβάνουν Υπόψη οι Εταιρείες Πριν Ταξιδέψουν οι Εργαζόμενοι

Ακολουθήστε μας στο Linkedin και συνδεθείτε με άλλους επαγγελματίες του κλάδου

Τα επαγγελματικά ταξίδια συνήθως προγραμματίζονται γύρω από πτήσεις, ξενοδοχεία, συναντήσεις και χρονοδιαγράμματα. Οι κίνδυνοι που σχετίζονται με αυτά τα ταξίδια εξετάζονται μερικές φορές μόνο αφού κάτι πάει στραβά.

Για εταιρείες με εργαζομένους που ταξιδεύουν διεθνώς, αυτό μπορεί να αποδειχθεί ένα δαπανηρό λάθος.

Μια ιατρική έκτακτη ανάγκη, μια ματαιωμένη πτήση, χαμένες αποσκευές ή μια διακοπή ταξιδιού μπορεί να επηρεάσουν όχι μόνο τον εργαζόμενο αλλά και την επιχειρηματική δραστηριότητα που σχετίζεται με το ταξίδι.

Η ασφάλιση επαγγελματικού ταξιδιού μπορεί επομένως να αποτελέσει μέρος μιας ευρύτερης εταιρικής στρατηγικής διαχείρισης κινδύνων ταξιδιού.

Γιατί τα επαγγελματικά ταξίδια χρειάζονται διαχείριση κινδύνων

Ένα επαγγελματικό ταξίδι μπορεί να φαίνεται απλό.

Ένας εργαζόμενος πετάει σε μια άλλη χώρα, παρευρίσκεται σε αρκετές συναντήσεις και επιστρέφει σπίτι.

Όμως το διεθνές ταξίδι ενέχει αβεβαιότητα.

Μια καθυστερημένη πτήση μπορεί να οδηγήσει σε χαμένη συνάντηση με πελάτη. Οι χαμένες αποσκευές μπορούν να δημιουργήσουν επιπρόσθετα έξοδα. Μια ιατρική έκτακτη ανάγκη μπορεί να απαιτήσει θεραπεία στο εξωτερικό. Ένα ακυρωμένο ταξίδι μπορεί να διαταράξει τα σχέδια μιας εταιρείας.

Οι οικονομικές συνέπειες μπορεί επομένως να επεκταθούν πέραν του κόστους του αρχικού ταξιδιού.

Για αυτόν τον λόγο οι εταιρείες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τον κίνδυνο ταξιδιού πριν αναχωρήσουν οι εργαζόμενοι.

Ένας χρήσιμος εξωτερικός πόρος για επαγγελματίες ταξιδιώτες είναι αυτός ο οδηγός για την ασφάλιση επαγγελματικού ταξιδιού και τους κινδύνους του επαγγελματικού ταξιδιού.

Η ασφάλιση ταξιδιού ως μέρος της εταιρικής διαχείρισης κινδύνων

Η ασφάλιση ταξιδιού δεν πρέπει να αντικαθιστά την υπάρχουσα επιχειρηματική ασφάλιση μιας εταιρείας.

Αντίθετα, μπορεί να τη συμπληρώνει.

Η επιχειρηματική ασφάλιση γενικά αφορά κινδύνους που σχετίζονται με τη λειτουργία μιας εταιρείας, ενώ η ασφάλιση ταξιδιού καλύπτει ορισμένους κινδύνους που σχετίζονται με διεθνείς μετακινήσεις.

Μια επιχείρηση μπορεί να διαθέτει ασφάλιση που καλύπτει τις εγκαταστάσεις της, την αστική ευθύνη και άλλους λειτουργικούς κινδύνους, ενώ ένας εργαζόμενος που ταξιδεύει στο εξωτερικό μπορεί ακόμη να χρειάζεται κατάλληλη προστασία ταξιδιού.

Οι εταιρείες θα πρέπει επομένως να επανεξετάζουν τις ασφαλιστικές τους ρυθμίσεις στο σύνολό τους.

Το βασικό ερώτημα δεν είναι απλώς:

«Έχει η εταιρεία μας επιχειρηματική ασφάλιση;»

Το πιο χρήσιμο ερώτημα είναι:

«Είναι οι εργαζόμενοί μας επαρκώς προστατευμένοι όταν ταξιδεύουν για δουλειά;»

Πέντε τομείς που πρέπει να επανεξετάζουν οι εταιρείε

Έκτακτα ιατρικά έξοδα

Οι ιατρικές έκτακτες ανάγκες αποτελούν έναν από τους σημαντικότερους κινδύνους που σχετίζονται με το διεθνές ταξίδι.

Ένας εργαζόμενος θα μπορούσε να αρρωστήσει ή να έχει ατύχημα στο εξωτερικό και να χρειαστεί ιατρική περίθαλψη.

Ανάλογα με το συμβόλαιο, η ασφάλιση ταξιδιού μπορεί να παρέχει κάλυψη για ορισμένα έκτακτα ιατρικά έξοδα.

Οι εταιρείες θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι κατανοούν ποια βοήθεια είναι διαθέσιμη και πώς να τη χρησιμοποιήσουν.

Ιατρική μεταφορά και επαναπατρισμός

Σε σοβαρές περιπτώσεις, ένας ταξιδιώτης μπορεί να χρειαστεί μεταφορά σε κατάλληλη ιατρική εγκατάσταση ή επαναπατρισμό.

Αυτές οι παροχές μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικές όταν ένας εργαζόμενος ταξιδεύει μακριά από το σπίτι του.

Οι ακριβείς όροι και τα όρια διαφέρουν μεταξύ των συμβολαίων, γι’ αυτό οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά τα έγγραφα του συμβολαίου.

Ακυρώσεις και καθυστερήσεις πτήσεων

Ένας επαγγελματίας ταξιδιώτης μπορεί να έχει οργανώσει ολόκληρη την ημέρα του γύρω από μία μόνο πτήση.

Αν αυτή η πτήση ακυρωθεί ή καθυστερήσει σημαντικά, οι συναντήσεις και τα ραντεβού μπορεί να επηρεαστούν.

Η ασφάλιση ταξιδιού μπορεί να περιλαμβάνει παροχές για ορισμένες καλυπτόμενες καθυστερήσεις και ακυρώσεις ταξιδιού.

Ωστόσο, οι επιχειρήσεις δεν θα πρέπει ποτέ να υποθέτουν ότι κάθε διακοπή καλύπτεται αυτόματα.

Οι όροι του συμβολαίου καθορίζουν πότε ισχύει μια παροχή.

Χαμένες ή καθυστερημένες αποσκευές

Οι επαγγελματίες ταξιδιώτες συχνά μεταφέρουν περισσότερα από προσωπικά αντικείμενα.

Μπορεί να έχουν επαγγελματικό ρουχισμό, υλικό παρουσιάσεων, φορητούς υπολογιστές και άλλο εξοπλισμό.

Οι χαμένες ή καθυστερημένες αποσκευές μπορούν επομένως να δημιουργήσουν επιπρόσθετα έξοδα και ταλαιπωρία.

Οι εταιρείες θα πρέπει να ελέγχουν τα όρια αποσκευών και να καθορίζουν αν ο πολύτιμος εξοπλισμός καλύπτεται ή υπόκειται σε συγκεκριμένους όρους.

Έκτακτη βοήθεια

Η ασφάλιση δεν αφορά μόνο την οικονομική αποζημίωση.

Για έναν εργαζόμενο που αντιμετωπίζει έκτακτη ανάγκη στο εξωτερικό, το να γνωρίζει ποιον να επικοινωνήσει και τι να κάνει μπορεί να είναι εξαιρετικά πολύτιμο.

Μια εταιρεία θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στα στοιχεία της ασφάλισής τους και στις πληροφορίες έκτακτης βοήθειας πριν αναχωρήσουν.

Θα πρέπει οι εταιρείες να εξετάζουν ετήσια ασφάλιση πολλαπλών ταξιδιών;

Για εταιρείες με εργαζομένους που ταξιδεύουν συχνά, μια ετήσια ασφάλιση πολλαπλών ταξιδιών μπορεί να αξίζει να εξεταστεί.

Αντί να διευθετείται ξεχωριστή κάλυψη για κάθε ταξίδι, ένα ετήσιο συμβόλαιο μπορεί να παρέχει προστασία για πολλαπλά ταξίδια εντός της περιόδου του συμβολαίου, σύμφωνα πάντα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του.

Αυτό μπορεί να απλοποιήσει τη διαχείριση που σχετίζεται με τα συχνά επαγγελματικά ταξίδια.

Η SoEasy Travel Insurance προσφέρει επί του παρόντος ετήσια ασφάλιση επαγγελματικού ταξιδιού σχεδιασμένη για συχνούς επαγγελματίες ταξιδιώτες, με πληροφορίες που καλύπτουν τομείς όπως τα ιατρικά έξοδα, τον επαναπατρισμό, την ακύρωση και τις καθυστερήσεις αναχώρησης.

Οι επιχειρήσεις μπορούν επομένως να εξετάσουν τις επιλογές ασφάλισης επαγγελματικού ταξιδιού της SoEasy Travel Insurance όταν αξιολογούν πιθανή προστασία ταξιδιού.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια εταιρική πολιτική ταξιδιών;

Η ασφάλιση αποτελεί μόνο ένα μέρος της διαχείρισης κινδύνων επαγγελματικού ταξιδιού.

Οι εταιρείες μπορούν επίσης να καθιερώσουν μια εσωτερική πολιτική ταξιδιών που να καλύπτει ζητήματα όπως:

• Ποιος εγκρίνει τα διεθνή ταξίδια
• Ποιες πληροφορίες πρέπει να παρέχουν οι εργαζόμενοι πριν ταξιδέψουν
• Ποιοι προορισμοί απαιτούν επιπρόσθετη έγκριση
• Ποιες ασφαλιστικές ρυθμίσεις ισχύουν
• Ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης
• Πώς πρέπει να αναφέρονται τα περιστατικά
• Ποια ταξιδιωτικά έξοδα επιστρέφονται
• Ποια έγγραφα πρέπει να έχουν μαζί τους οι εργαζόμενοι

Οι ξεκάθαρες διαδικασίες μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να κατανοήσουν τι πρέπει να κάνουν πριν και κατά τη διάρκεια ενός διεθνούς ταξιδιού.

Η συχνότητα αλλάζει τον κίνδυνο

Μια εταιρεία που στέλνει έναν εργαζόμενο στο εξωτερικό μία φορά τον χρόνο έχει διαφορετικό προφίλ κινδύνου από μια εταιρεία με εργαζομένους που ταξιδεύουν διεθνώς κάθε μήνα.

Όσο πιο συχνά ταξιδεύουν οι εργαζόμενοι, τόσο περισσότερες είναι οι πιθανότητες για απρόβλεπτα γεγονότα.

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο οι εταιρείες θα πρέπει να επανεξετάζουν περιοδικά τις ρυθμίσεις ασφάλισης ταξιδιού τους.

Ο στόχος δεν είναι απλώς η αγορά ενός συμβολαίου και η λήθη του.

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάζουν αν η τρέχουσα κάλυψή τους εξακολουθεί να αντικατοπτρίζει:

• Τον αριθμό των εργαζομένων που ταξιδεύουν
• Τους προορισμούς
• Τη συχνότητα ταξιδιού
• Τη μέση διάρκεια ταξιδιού
• Τα είδη επιχειρηματικών δραστηριοτήτων
• Τον εξοπλισμό που μεταφέρουν οι εργαζόμενοι
• Τις απαιτούμενες υπηρεσίες βοήθειας

Επαγγελματικό ταξίδι και καθήκον μέριμνας

Οι εταιρείες πρέπει επίσης να λαμβάνουν υπόψη τις ευθύνες τους απέναντι στους εργαζομένους που ταξιδεύουν για επαγγελματικούς λόγους.

Η διαχείριση κινδύνων ταξιδιού μπορεί να περιλαμβάνει πρακτικά μέτρα όπως έρευνα για τον προορισμό, διαδικασίες επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης και κατάλληλη ασφάλιση.

Η ασφάλιση δεν εξαλείφει την ευθύνη για την κατάλληλη προετοιμασία των εργαζομένων.

Αντίθετα, μπορεί να αποτελέσει ένα μέρος ενός ευρύτερου συστήματος που έχει σχεδιαστεί για να μειώσει τον οικονομικό αντίκτυπο απρόβλεπτων γεγονότων.

Τι πρέπει να ελέγχουν οι εργαζόμενοι πριν την αναχώρηση;

Ακόμη και όταν η εταιρεία διαχειρίζεται τις ασφαλιστικές ρυθμίσεις, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να κατανοούν τη δική τους κάλυψη.

Πριν ταξιδέψουν, θα πρέπει να γνωρίζουν:

Τι καλύπτεται;

Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να κατανοούν τις κύριες παροχές που σχετίζονται με το ταξίδι τους.

Ποιον επικοινωνώ σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης;

Τα στοιχεία έκτακτης βοήθειας θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα.

Καλύπτεται ο προορισμός μου;

Θα πρέπει να ελέγχονται οι γεωγραφικοί περιορισμοί.

Πόσο καιρό μπορώ να ταξιδέψω;

Τα ετήσια συμβόλαια μπορεί να έχουν όρια στη διάρκεια μεμονωμένων ταξιδιών.

Καλύπτονται τα υπάρχοντά μου;

Οι εργαζόμενοι που μεταφέρουν ακριβό εξοπλισμό θα πρέπει να κατανοούν τα ισχύοντα όρια και τους όρους.

Ποιες είναι οι εξαιρέσεις;

Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν πότε το συμβόλαιο ενδέχεται να μην ανταποκρίνεται.

Γιατί οι εταιρείες θα πρέπει να επανεξετάσουν την ασφάλιση ταξιδιού πριν το επόμενο ταξίδι

Οι ταξιδιωτικές ρυθμίσεις αλλάζουν.

Ένας εργαζόμενος που προηγουμένως ταξίδευε εντός Ευρώπης μπορεί αργότερα να αρχίσει να ταξιδεύει σε άλλες περιοχές. Μια εταιρεία μπορεί επίσης να αυξήσει τον αριθμό των εργαζομένων που ταξιδεύουν διεθνώς.

Αυτές οι αλλαγές μπορούν να επηρεάσουν την καταλληλότητα των υφιστάμενων ασφαλιστικών ρυθμίσεων.

Μια περιοδική επανεξέταση βοηθά να διασφαλιστεί ότι το συμβόλαιο παραμένει κατάλληλο για το πραγματικό ταξιδιωτικό προφίλ της εταιρείας.

Τελικές σκέψεις

Το επαγγελματικό ταξίδι αποτελεί σημαντικό μέρος της σύγχρονης επιχειρηματικής δραστηριότητας, εισάγει όμως κινδύνους που οι εταιρείες θα πρέπει να διαχειρίζονται ενεργά.

Η ασφάλιση ταξιδιού μπορεί να βοηθήσει στην κάλυψη ορισμένων απρόβλεπτων ιατρικών, ταξιδιωτικών και σχετιζόμενων με αποσκευές εξόδων, σύμφωνα πάντα με τους όρους του συμβολαίου.

Για εταιρείες με συχνά διεθνή ταξίδια, η ετήσια ασφάλιση πολλαπλών ταξιδιών μπορεί επίσης να αποτελέσει έναν πρακτικό τρόπο διαχείρισης της προστασίας ταξιδιού.

Το σημαντικό είναι να αποφεύγεται η αντιμετώπιση της ασφάλισης ταξιδιού ως μεμονωμένης αγοράς.

Θα πρέπει να αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης στρατηγικής διαχείρισης κινδύνων επαγγελματικού ταξιδιού.

Για επαγγελματίες που θέλουν μια ευρύτερη επισκόπηση του θέματος, το άρθρο Business Travel Insurance Explained παρέχει επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους και τους παράγοντες που σχετίζονται με το επαγγελματικό ταξίδι.

Οι εταιρείες και οι επαγγελματίες μπορούν επίσης να εξερευνήσουν την ασφάλιση επαγγελματικού ταξιδιού από την SoEasy Travel Insurance.